Lean Portfoliomanagement als Antwort auf Nachhaltigkeit in Organisationen?! Wenn wir das Wort Nachhaltigkeit hören, dann sind nicht selten die ersten Begriffe, die wir damit in Verbindung bringen, „grün“, „ökologisch“, „umweltverträglich“. Im Kontext der Arbeitswelt dürfte ein Klassiker das papierfreie Büro sein. Aber ist das wirklich schon alles? Kann, beziehungsweise sollte man das Thema Nachhaltigkeit auf diesen Kern reduzieren? Im Projektmanagement, oder genauer gesagt im Projektportfoliomanagement, gibt es noch eine andere Sicht der Dinge. Natürlich kann auch hier der ökologische Fußabdruck ein Faktor in der Priorisierung von Projekten oder in den Projekten selbst sein sein. Viele Unternehmen haben sich dies bereits ins Stammbuch geschrieben. Hier soll es um andere Aspekte gehen.
Minimierte Verschwendung von Ressourcen, ein gesteigerter Fokus auf Werterzeugung (Outcome) und die Erreichung gesteckter Ziele ist ebenfalls eine Form von Nachhaltigkeit. Häufig werden viel zu viele Projekte begonnen, aber nie zu Ende gebracht. Die Ressourcen sind überstrapaziert, nicht effizient eingesetzt und es kommt zu teuren Verzögerungen.
Lean Portfoliomanagement als Antwort auf Nachhaltigkeit in Organisationen?
Genau hier kommt häufig eine fokussiertere, in den Denkansätzen radikalere Form des Portfoliomanagements zum Zug – eine methodische Herangehensweise zur Effizienzsteigerung und Outcome-Orientierung, die insbesondere traditionell denkenden Organisationen viel abverlangt. Genau wie beim klassischen Ansatz, ist das Ziel die Optimierung der Ressourcenzuweisung, die Reduzierung unnötiger Aufwände und die Maximierung des Nutzens. Der Unterschied liegt darin, dass die Prinzipien im „leanen“ Ansatz extremer gelebt werden.
Die Definition klarer, strategischer Ziele und ein Fokus aufs Wesentliche sind die Essenz. In der Praxis bedeutet dieser Ansatz unter anderem:
- Die radikale Reduzierung der Anzahl aktiver Projekte
- Kleinerer und passenderer Zuschnitt von Projekten (sowohl im Bereich Scope als auch Zeit)
- Eine nachvollziehbare, auf den Zielen der Organisation basierte, und regelmäßig überprüfte Priorisierung
- Kleine Teams mit Entscheidungskompetenz
- Eine kontinuierliche Ressourcen-Optimierung
- Die Messbarkeit des Nutzens
- Eine Kommunikation über alle Ebenen der Organisation
Im Umkehrschluss bedeutet das im Idealfall: die Zahl der tatsächlich fertiggestellten Projekte steigt, eine Überbeanspruchung der Ressourcen wird vermieden und gerade solche Projekte, die keinen Mehrwert mehr bieten, weil sich die Rahmenbedingungen geändert haben, dürfen konsequent eingestellt werden.
Wo ist der Haken?
Neben all diesen Vorteilen dürfen die Herausforderungen im Bereich des Changemanagements, denen sich eine Organisation bei der Einführung eines „leanen“ Ansatzes gegenübersieht, nicht außer Acht gelassen werden. Diese radikal empfundene Veränderung wird vermutlich aus Furcht vor dem Unbekannten auf unverhohlenen oder unterschwelligen Widerstand stoßen – im besten Falle wirft sie eine Menge Fragen in der Organisation auf, die beantwortet werden müssen. Eine deutliche Formulierung des Nutzens aus unterschiedlichsten Perspektiven ist daher von größter Wichtigkeit.
Fazit
Richtig vorbereitet, kommuniziert und angewandt verspricht ein „leaner“ Portfoliomanagement-Ansatz für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter nachhaltigen Fortschritt und Ergebnisse in den Bereichen der Werterzeugung, Nutzenmaximierung, Stressreduktion, Ressourcenallokation, Effizienz und Anpassungsfähigkeit. Diese Erfolge kommen jedoch nicht über Nacht. Eine transparente Roadmap, die insbesondere auch kulturelle Aspekte und Change berücksichtigt, ist Voraussetzung, um sich auf die erfolgreiche Reise zu machen. Fehlertoleranz, der Umgang mit Rückschlägen und der Umgang mit Zweifeln – über alle Ebenen der Organisation – gehören ebenso dazu.
