Wo früher Projektportfolios hauptsächlich nach verfügbaren Budgets geplant und gesteuert wurden, rückt heute die Frage der Machbarkeit der Projekte hinsichtlich der verfügbaren Ressourcen in den Mittelpunkt der Betrachtung.
Die Einführung eines erfolgreichen Ressourcenmanagements ist wohl eines der komplexesten Change-Projekte, welches eine Organisation angehen kann. Was ist das Geheimnis von Unternehmen, die sich dieser Herausforderung erfolgreich gestellt haben?
Das Thema Ressourcenmanagement fällt fast nie plötzlich vom Himmel. Häufig haben Organisationen in der Vergangenheit schon erste Versuche gestartet, haben jedoch aus verschiedenen Gründen nie einen erfolgreichen Abschluss ihres Projekts gefunden. Meiner Erfahrung nach kommt es gerade hier auch auf das richtige Timing bzw. das Momentum an. So wie bei einem großen deutschen Verkehrsflughafen, den ich bei der Einführung des Ressourcenmanagements in der IT begleiten durfte. Hier war nach einer Reorganisation und der Schärfung der Rollenprofile der richtige Zeitpunkt für ein professionelles Ressourcenmanagement gekommen.
Die Einführung wurde durch das Top-Management der IT in Auftrag gegeben und eng begleitet.
Der interne Projektleiter war gleichzeitig Leiter des PMO, so dass die Kompetenzen für Projektmanagement, Projektportfoliomanagement, Ressourcenmanagement genauso sowie das „Tooling“ in einer Hand lagen.
Schnell war klar, woran es in der Vergangenheit gehakt hatte: eine nicht ausreichende Planungsqualität in den Projekten, ein zu detaillierter oder komplizierter Ansatz. Die Botschaft an das Management war eindeutig: wir machen alles so einfach wie möglich – es muss nicht sofort alles im Detail abgebildet sein.
Die Entscheidung fiel auf eine monatliche Betrachtungsweise auf Rollenebene. Man hat auf eine tages- oder wochengenaue Disposition bewusst verzichtet, da sie im PPM-Kontext keinen Mehrwert bietet.
Neben der Entscheidung für die Planungsintervalle sowie das Detaillierungslevel wurde auch ein einfacher, leicht nachvollziehbarer Prozess inkl. Schnittstellen zu den umgebenden Prozessen PM und PPM gebaut. Hinzu kam noch ein Gremium, das sog. Ressourcen-Board, in dem die Engpässe besprochen und gelöst werden, die nicht im Tagesgeschäft durch Projektleitungen und PMO aufgelöst werden können.
Damit nicht mit unendlich komplizierten Excel-Sheets gearbeitet werden musste, wurde zum bereits im Einsatz befindlichen Profi-PM-System ein schlankes, aber wirkungsvolles Werkzeug zur Ressourcenplanung und -simulation ausgewählt und eingeführt. Damit wurde nebenbei die Möglichkeiten im Bereich PPM verbessert.
Schlussendlich war für den Erfolg des Projekts entscheidend, dass sich alle Beteiligten auch bei Rückschlägen und Zweifeln nicht vom gemeinsamen Ziel verabschiedet haben. Auftretende Probleme wurden pragmatisch gelöst.
Die fünf Top-Erfolgskriterien zur Einführung eines erfolgreichen Ressourcenmanagements:
- „Keep it smart and simple“
- Klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten & Management-Support
- Qualität in der Projektplanung ist ein Muss
- Mut zur Lücke
- Dranbleiben
