Projektportfoliomanagement (PPM) ist der Abgleich des Wünschenswerten mit dem Machbaren. Idealerweise orientieren sich der strategische Prozess der Auswahl und Pflege des Projektportfolios an den strategischen Zielen der Organisation – und damit an der Erreichung der Geschäftsziele.
Projektportfoliomanagement besser verstehen: der Prozess umfasst die Identifizierung, Bewertung, Priorisierung und Zuweisung von Ressourcen für Projekte, um sicherzustellen, dass die Ziele der Organisation oder des gesamten Unternehmens erreicht werden.
Effektives PPM kann Unternehmen dabei helfen, ihre Projektmanagementprozesse zu rationalisieren, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs zu erhöhen. In dieser Einführung werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Konzepte des Projektportfoliomanagements und erläutern, wie man davon profitieren kann.
Vorteile des Projektportfoliomanagements
Ein funktionales Projektportfoliomanagement hat die folgenden Themen im Blick:
- Projekte priorisieren
PPM hilft bei der Priorisierung von Projekten, indem es den potenziellen Wert, die Risiken, die Kosten und die erforderlichen Ressourcen jedes Projekts bewertet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die wichtigsten Projekte Priorität erhalten und die Ressourcen entsprechend zugewiesen werden.
- Projekte an den Unternehmenszielen ausrichten
Effektives PPM richtet Projekte an den Geschäftszielen des Unternehmens aus. Dadurch wird sichergestellt, dass die Projekte strategisch auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
- Optimierung der Ressourcenzuweisung
PPM unterstützt Organisationen bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung, indem es sicherstellt, dass die Ressourcen effizient für die wichtigsten Projekte eingesetzt werden. Auf diese Weise können Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Chancen auf einen Projekterfolg erhöhen.
- Reduzieren von Risiken
PPM hilft Unternehmen, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Projekten zu erkennen und zu mindern. Auf diese Weise kann die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns von Projekten verringert und die Auswirkungen negativer Ergebnisse minimiert werden.
- Verbessern der Kommunikation und Zusammenarbeit
PPM kann die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Projektteams, Interessengruppen und Entscheidungsträgern erleichtern. So kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, notwendige Entscheidungen getroffen und die Projekte effizient und effektiv durchgeführt werden.
Der Projektportfoliomanagement-Prozess
Ein Standard-Projektportfoliomanagementprozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:
- Identifizieren von Projekten
Der erste Schritt im PPM besteht darin, potenzielle Projekte zu identifizieren. Dies kann durch Brainstorming in Teams, einen Demand-Management-Prozess, Marktforschung, Kundenfeedback oder andere Input-Kanäle geschehen.
- Projekte evaluieren
Sobald die potenziellen Projekte identifiziert sind, müssen sie anhand verschiedener Kriterien wie potenzieller Wert, Risiken, Kosten und Ressourcenbedarf bewertet werden.
- Projekte priorisieren
Auf der Grundlage der Bewertung müssen die Projekte nach ihrem potenziellen Wert und ihrer Ausrichtung auf die Geschäftsziele des Unternehmens priorisiert werden.
- Zuweisung von Ressourcen
Sobald die Projekte nach Prioritäten geordnet sind, müssen den einzelnen Projekten je nach Priorität und Ressourcenbedarf Ressourcen zugewiesen werden.
- Projekte überwachen und steuern
Während der Projektdurchführung müssen die Projekte überwacht und gesteuert werden, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind, um ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen. Dazu gehört die Verfolgung des Fortschritts, die Ermittlung und Abschwächung von Risiken und die Vornahme notwendiger Anpassungen, um die Projekte auf Kurs zu halten.
- Überprüfen und Anpassen
Regelmäßige Überprüfungen des Projektportfolios sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Projekte mit den Geschäftszielen der Organisation übereinstimmen und einen Mehrwert liefern. Auf der Grundlage der Überprüfung müssen gegebenenfalls Anpassungen am Projektportfolio vorgenommen werden, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren und den Erfolg sicherzustellen. Dies kann bedeuten, dass Projekte angehalten, komplett verworfen oder geschoben werden. Gegebenenfalls rücken neue Projekte nach, die freie Kapazitäten im Portfolio nutzen
- Überprüfung des erbrachten Nutzens nach Projektende
Um in Auswahl und Evaluation der Projekte besser zu werden, lohnt es sich, nach Projektende den erbrachten Nutzen von Projekten zu messen (auch wenn dies nicht immer ganz leicht ist). Dieser Feedback-Loop ermöglicht es, getroffenen Annahmen zu validieren und bessere Entscheidungen in der Zukunft treffen zu können.
Fazit: Projektportfoliomanagement besser verstehen
Das Projektportfoliomanagement ist ein wichtiger Prozess, der dabei helfen kann, Projektmanagementprozesse zu optimieren, die Ressourcenzuweisung zu verbessern und die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs zu erhöhen. Durch die Priorisierung von Projekten, die Abstimmung mit den Unternehmenszielen, die Optimierung der Ressourcenzuweisung, die Verringerung von Risiken und die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihren Stakeholdern den größtmöglichen Nutzen bieten.
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