Richtige Auswahl Projektmanagement-Software:
Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, egal ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern handelt. Der Einsatz von Projektmanagement-Software kann helfen, Prozesse zu unterstützen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Kosten zu senken.
Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software kann jedoch bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen überwältigend sein.
In diesem Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Faktoren ein, die bei der Auswahl von Projektmanagement-Software zu beachten sind.
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Definieren Sie Ihre Anforderungen:
Der erste Schritt bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software besteht darin, Ihre Anforderungen zu definieren. Welches sind die wesentlichen Funktionen, die Sie in einem Projektmanagement-Tool benötigen? Benötigen Sie Funktionen wie Aufgabenmanagement, Zeiterfassung oder Ressourcenzuweisung? Die Definition Ihrer Anforderungen wird Ihnen helfen, Ihre Suche einzugrenzen und die Software zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Und wichtig: die Kunst liegt in der Abgrenzung – Mut zur Lücke!
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Evaluieren Sie die Anforderungen der Nutzer und Stakeholder:
Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollten die Bedürfnisse Ihrer Nutzer und Stakeholder berücksichtigt werden. Wird die Software in erster Linie für die Zusammenarbeit und Kommunikation genutzt, wird sie für komplexere Projektmanagementaufgaben eingesetzt? Berücksichtigen Sie die Projektmanagement-Umgebung Ihrer Organisation (Methoden, Prozesse, Fähigkeiten) und entwerfen Sie ein klares, abgestimmtes Zielbild.
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Berücksichtigen Sie die Kosten:
Projektmanagement-Software gibt es in einer breiten Preisspanne. Auch wenn die Kosten nicht der einzige Faktor sind, den Sie in Betracht ziehen sollten – es ist wichtig zu wissen, welches Budget Ihr Auftraggeber im Sinn hat. Ein Business Case kann bei der Entscheidungsfindung helfen. Gegebenenfalls können durch die neue Lösung Altsysteme abgeschaltet und Lizenz- und Wartungskosten eingespart werden oder Abläufe effizienter gestaltet werden. Dies gilt es zu analysieren und in der Wirtschaftlichkeitsanalyse mitzubetrachten.
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Achten Sie auf eine benutzerfreundliche Software:
Die Benutzerfreundlichkeit der Software ist ein wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten. Eine schwer zu bedienende Projektmanagement-Software kann zu Frustration und Produktivitätseinbußen führen – und noch schlimmer: zu fehlender Akzeptanz. Achten Sie darauf, dass die Software über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügt und einen einfachen Zugang zu den wichtigsten Funktionen bietet. Nehmen Sie explizit Usability-Anforderungen mit in Ihre Requirements auf.
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Achten Sie auf Integrationen:
Moderne Projektmanagement-System fugieren nicht als Stand- Alone-Lösungen und sollte sich mit anderen Tools integrieren lassen. Dies können bspw. Finanz- und Controllingsysteme, HR-Systeme oder Kollaborationswerkzeuge sein. Integrationen können die Effizienz steigern und den Zeitaufwand für den Wechsel zwischen verschiedenen Tools verringern.
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Sicherheit und Zuverlässigkeit:
Sicherheit und Zuverlässigkeit sind bei der Auswahl von Projektmanagement-Software von entscheidender Bedeutung. Achten Sie auf eine Software, die sichere Datenspeicherung, regelmäßige Backups und Schutz vor Datenverlust bietet. Achten Sie außerdem auf die Betriebs- und Ausfallzeiten der Software, da Ausfallzeiten die Produktivität stören, zu Verzögerungen führen und die Akzeptanz beeinflussen können.
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Support und Schulung:
Achten Sie auch auf den Umfang des Supports und der Schulungen, die der Softwareanbieter anbietet. Achten Sie auf einen Anbieter, der eine umfassende Dokumentation sowie einen reaktionsschnellen Kundensupport bietet.
Richtige Auswahl Projektmanagement-Software: Zusammenfassung
Die Auswahl einer Projektmanagement-Software ist eine spannende und herausfordernde Aufgabe. Die oben genannten Tipps & Tricks können Ihre Optionen eingrenzen und Ihnen helfen, die Software zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Die Definition Ihrer Anforderungen, die Bewertung der Bedürfnisse Ihrer Nutzer und Stakeholder, die Berücksichtigung der Kosten, die Suche nach einer benutzerfreundlichen Software, die Prüfung auf Integrationen, die Priorisierung von Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie die Berücksichtigung des Support- und Schulungsangebots sind allesamt wesentliche Faktoren, die bei der Auswahl der passenden Projektmanagement-Software helfen, den richtigen Mix aus Wirtschaftlichkeit, Funktionalität und technischen Anforderungen zu bestimmen.
